Деловая игра: почему квартальный текстовый отчет отнимает много времени

22 апреля в МАУК «Муниципальная информационно-библиотечная система» состоялась третья деловая игра из цикла по управлению рабочими процессами. 

Встречу, которую провела директор Лилия Александровна Смирнова, вновь посвятили категории «Е» метода ABCDE – задачам, от которых можно отказаться без потери качества. Но если на прошлой неделе участники только выявляли такие операции, то сегодня перешли к детальному разбору одного из самых спорных пунктов.

В фокусе встречи – квартальный текстовый отчет. Коллеги признали: этот процесс отнимает непропорционально много времени. 

В ходе игры заведующие структурными подразделениями буквально «разобрали по часам» каждый раздел отчета и нашли точки напряжения:

• Выяснили, какие разделы дублируют друг друга, заставляя тратить время на повторную информацию.
• Определили самый объемный и трудозатратный блок – Продвижение чтения и работа с семьей.
• Честно оценили, какие именно разделы вызывают сложности и почему.

Заместитель директора по организационно-методической работе Светлана Валерьевна Огородова взяла слово и обосновала ценность документа: подробный отчет необходим узким специалистам для глубокого анализа и стратегического планирования. Коллеги согласились – полностью отказываться от формы (категория «Е») преждевременно. Но оставаться в прежнем формате – неэффективно.

Команда договорилась провести анкетирование и собрать конкретные предложения по улучшению структуры. Задание на следующую неделю – провести хронометраж: анализировать затраты времени по каждому разделу отчета для точечной оптимизации.

Во второй части игры участники разобрали яркий кейс под названием «Кто может сравниться с Матильдой моей». На его примере заведующие четко разделили: какие задачи можно и нужно делегировать, а какие требуют личного участия руководителя. Затем провели параллель со своей ежедневной работой – и с тем же самым квартальным отчетом.

«Исключать – смело, но не всегда правильно. А вот пересматривать, убирая дублирования и возвращая себе часы жизни — это высший пилотаж тайм-менеджмента», – прокомментировала итоги игры Лилия Александровна Смирнова.

Цикл деловых игр по внедрению метода ABCDE и диагностике факторов неэффективности становится регулярной практикой МАУК «МИБС».

Главный вывод этой встречи: даже обязательный отчет может перестать быть «камнем на шее», если подойти к нему как к процессу, достойному оптимизации.

Возрастное ограничение: 16+.